NGUYÊN TẮC LẬP, QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THEO NGHỊ ĐỊNH 70/2025/NĐ-CP
Trong xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ của nền kinh tế, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh tại Việt Nam. Nhằm hoàn thiện hành lang pháp lý và kịp thời điều chỉnh các vấn đề phát sinh trong thực tiễn triển khai, Chính phủ đã ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP với nhiều điểm mới liên quan đến nguyên tắc lập và quản lý hóa đơn điện tử.
Bài viết dưới đây sẽ phân tích cụ thể các nguyên tắc lập, quản lý hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đồng thời đưa ra một số lưu ý thực tiễn giúp doanh nghiệp áp dụng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
1. Về đối tượng áp dụng
Nhà cung cấp nước ngoài (không thường trú tại VN) kinh doanh TMĐT, kinh doanh số và các dịch vụ khác
+đăng ký tự nguyện sử dụng HĐĐT (loại GTGT).
2. Về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng
- Phải lập HĐĐT khi nào?
+ Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (CCDV); hoặc các hoạt động có gắn với xuất hàng hóa, dịch vụ như: khuyến mại, quảng cáo, hàng mâu, cho, biểu, tặng, trao đối, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ (trừ luân chuyến để sản xuất), cho vay, cho mượn, hoàn trả.
+ Khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn đã lập sai. - Chứng từ có quy định gì mới không?
+ CÓ, khi khấu trừ thuế TNCN, khi thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ giao cho người bị khẩu trừ thuế, người nộp thuế, phí, lệ phí.
+ Lưu ý:
– Cá nhân ủy quyền quyết toán không cấp chứng từ khấu trừ (CTKT).
– Cá nhân không ky HĐLĐ hoặc HĐLĐ < 3 tháng: có thể cấp gộp 01 CTKT/năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu.
– Cá nhân có HĐLĐ ≥ 3 tháng: chỉ cấp 01 CTKT/năm tính thuế.
+ BỔ SUNG: tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế TNCN phải thực hiện đăng ký sử dụng chứng từ điện tử (theo Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT); đảm bảo đúng Nội dung, Định dạng và Truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế (CQT); bắt buộc chuyển sang áp dụng từ 01/6/2025, ngừng dùng các chứng từ cũ. - Dữ liệu hóa đơn điện tử chỉ để quản lý thuế?
Không chỉ để quản lý thuế, Dữ liệu HĐĐT còn cho phép người bán, tổ chức CCDV HĐĐT và CQT sử dụng để thực hiện các chương trình khuyến mãi, dự thưởng. - Ai được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập HĐĐT?
Tất cả người bán (bao gồm hộ, cá nhân kinh doanh) được phép ủy nhiệm cho bên thứ ba lập HĐĐT. Đây là tiền đề để cá nhân kinh doanh TMĐT có thể ủy nhiệm cho Sản lập HĐĐT giao cho khách hàng. - Có phải lập hóa đơn & chứng từ 2 lần khi vừa thu phí, vừa bán hàng/ CCDV
KHÔNG, được tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí và hóa đơn trên cùng một định dạng điện tử để giao cho người mua.
3. Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ
- Bổ sung thêm: hành vi làm giả và không chuyến dữ liệu hóa đơn, chứng từ đến cơ quan thuế.
4. Về loại hóa đơn
- Doanh nghiệp chế xuất có kinh doanh khác ngoài chế xuất:
Khai thuế GTGT trực tiếp -> sử dụng hóa đơn bán hàng
Khai thuế GTGT khẩu trừ – sử dụng hóa đơn GTGT. - Hóa đơn khi xuất khẩu có gì mới?
+ CÓ. Bổ sung loại Hóa đơn thương mại điện tử dành cho tổ chức, cá nhân xuất khẩu hàng hóa, CCDV ra nước ngoài.
+ Người xuất khẩu phải đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu 01/DKTO-HĐĐT, đồng thời bảo đảm đúng nội dung, định dạng và truyền dữ liệu điện tử đến CQT.
Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện truyền dữ liệu thì được lập hóa đơn theo phương thức trước đây.
5. Về thời điểm lập hóa đơn
- Khi Bán, xuất khẩu hàng hóa:
+ Lập HĐ tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua.
+ Với hàng hóa xuất khẩu (kể cả gia công): do người bán tự xác định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo ngày thông quan theo quy định hải quan. - Khi Cung cấp dịch vụ: Lập HĐ tại thời điểm hoàn thành CCDV.
- Một số trường hợp đặc thù cần thời gian đối soát số liệu mới lập hóa đơn (vẫn giữ thời gian theo quy định cũ): BỔ SUNG THÊM CÁC TH: DV hỗ trợ vận tải đường sắt, quảng cáo truyền hình, TMĐT, ngân hàng (trừ cho vay), chuyển tiền quốc tế, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ giữa Nhà đầu tư với đơn vị thu phí và các trường hợp khác theo hướng dẫn của BTC.
- Các trường hợp cụ thể khác:
+ Bán khí tự nhiên/khí đồng hành/khí than: chậm nhất là ngày cuối kỳ kê khai thuế của tháng phát sinh.
+ Ngân hàng:
– Cho vay: theo kỳ hạn thu lãi tại Hợp đồng (trừ TH đến kỳ hạn không thu được lãi và được theo dõi theo quy định thì thời điểm lập là thời điểm thu được lãi).
– Ngoại tệ: thời điểm đổi, hoàn thành DV nhận & chỉ trả.
> Taxi có phần mềm tính tiền: lập HĐ tại thời điểm kết thúc chuyến đi, đồng thời gửi dữ liệu đến CQT theo quy định.
> Cơ sở khám chữa bệnh lập HĐ cho cơ quan BHXH: tại thời điểm được thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh cho người có thẻ BHYT.
> Hoạt động kinh doanh Bảo hiểm: tại thời điểm ghi nhận doanh thu theo quy định PL về kinh doanh bảo hiểm.
> Kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay: sau khi thu hồi vé không tiêu thụ hết, chậm nhất trước kỳ mở thưởng tiếp theo.Casino/trò chơi điện tử có thưởng: lập HĐ trong vòng 01 ngày kể từ khi kết thúc ngày xác định doanh thu; đồng thời gửi Bảng tổng hợp doanh thu (Mẫu 01/TH-DT) đến CQT.
ĐẶC BIỆT, Bỏ quy định lập hóa đơn cuối ngày/cuối tháng nếu người mua không lấy hóa đơn đối với:
> Hệ thống bán lẻ, dịch vụ ăn uống trực tiếp đến người tiêu dùng mà trụ sở chính hạch toán toàn bộ.
> Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, chuyển tiền qua ví điện tử, ngừng và cấp điện trở lại.
> Theo đó, bắt buộc xuất hóa đơn từng lần bán hàng, CCDV kể cả khi người mua không yêu cầu.
6. Về nội dung của hóa đơn
- Thông tin người mua có quy định bổ sung?
> TH người mua có kinh doanh thì phải thế hiện đủ tên, địa chỉ và MST; đây là nỗ lực nhằm minh bạch hoạt động kinh doanh của các thành phần kinh tế.
> TH người mua là người tiêu dùng, không kinh doanh:
+ Không có MST thì không phải điền MST.
+ Nếu bán hàng tại Siêu thị, TTTM, cửa hàng xăng dầu, casino, trò chơi điện tử có thưởng thì không phải điền thông tin người mua (tên, địa chỉ, MST).
+ Nếu sử dụng HĐMTT thì thông tin người mua không bắt buộc.
Tuy nhiên, nếu người mua cung cấp thông tin MST, số định danh cá nhân thì phải điền đầy đủ. - Thời điểm ký số trên hóa đơn có quy định chặt chẽ hơn: TH thời điểm lập HĐ và thời điểm ký số khác nhau thì thời điểm ký số chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn. Theo đó, người bán khai thuế theo thời điểm lập HĐ; người mua khai thuế theo thời điểm nhận HĐ đã có chữ ký số người bán.
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ cũng có quy định mới?
+ Về tên hàng hóa, dịch vụ một số ngành quy định chỉ tiết hơn:
– Ăn uống thì trên HĐ thể hiện mặt hàng ăn, uống (không ghi chung chung là thức ăn, nước uống);
– Vận tải thì trên HĐ phải thể hiện biển số xe, hành trình (điểm đi – đến);
– Vận tải cho hoạt động TMĐT thì phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển và thông tin người gửi hàng (tên, địa chỉ, MST hoặc số định danh).
+ Một số loại hàng hóa, dịch vụ có quy định đơn giản hóa:
– Điện, nước, viễn thông, CNTT, truyền hình, bưu chính và chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được lập theo kỳ quy ước, khám bệnh, chữa bệnh và các trường hợp khác theo hướng dẫn của BTC được lập HĐ sau khi đổi soát dữ liệu và được sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn.
– TH khuyến mại, cho, biểu, tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định pháp luật thì được lập HĐ tổng kèm theo danh sách khuyến mại, cho, biểu, tặng. Nếu khách hàng yêu cầu lấy HĐ theo từng giao dịch thì phải lập HĐ giao cho khách hàng.
– HĐ phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số …, ngày … tháng … năm”. Bảng kê phải có đầy đủ thông tin người bán và hàng hóa, dịch vụ bán ra (ghi theo thứ tự bán hàng trong ngày); đồng thời phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số … ngày … tháng … năm”.
Trên đây là toàn bộ những nguyên tắc quan trọng trong việc lập và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng các nguyên tắc này sẽ giúp tổ chức, cá nhân kinh doanh đảm bảo tuân thủ pháp luật, hạn chế vi phạm và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Nếu quý khách quan tâm hãy liên hệ để được đặt lịch tư vấn, đặt lịch với các chuyên gia của chúng tôi:
CÔNG TY LUẬT TNHH LEGALZONE
Hotline: 0985233413
Email: legalzone.lawyer@gmail.com
Website: lgz.vn
Địa chỉ: số 26 Đường Láng, tòa nhà Vân Nam, Ngã Tư Sở, Thanh Xuân, Hà Nội
