Bản sao công chứng của các giấy tờ tùy thân là gì, có cần thiết không ?

Một câu hỏi thường gặp là liệu bản sao có công chứng của các giấy tờ tùy có thực sự cần thiết hay không. Thông qua bài viết này, Pháp Lý Minh Phúc sẽ giải đáp thắc mắc đó, cung cấp thông tin về các trường hợp cần công chứng và lợi ích của việc có bản sao công chứng.

=>> xem thêm: Lợi ích của việc sử dụng tư vấn đăng ký kinh doanh

1. Khái niệm về bản sao có công chứng
Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP , bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Đồng thời Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP  cũng quy định về khái niệm chứng thực bản sao cụ thể như sau:
"Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
...
2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính."
Dựa vào những quy định trên thì cụm từ "photo công chứng" mà mọi người thường hay sử dụng thực chất là là photo chứng thực.
Nếu như bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc thì photo chứng thực là bản sao đã được cơ quan có thẩm quyền xác định là đúng, chính xác so với bản chính.
Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP  quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính:
"Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

2. Các trường hợp bản sao có công chứng của giấy tờ tùy thân sử dụng thay cho bản chính
Không phải mọi bản sao đều có khả năng thay thế bản chính trong các giao dịch. Chỉ có hai loại bản sao sau đây mới có thể làm được điều đó:
- Bản sao được cấp từ sổ gốc: Việc cấp bản sao từ sổ gốc là quá trình mà cơ quan hoặc tổ chức quản lý sổ gốc sẽ dựa vào thông tin trong sổ gốc để tạo ra một bản sao. Bản sao từ sổ gốc cần phải có nội dung đầy đủ và chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính: Chứng thực bản sao từ bản chính là quá trình mà cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền sẽ sử dụng bản chính để xác minh và chứng thực rằng bản sao này là đúng và chính xác so với bản chính. Các cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, phường, thị trấn, cơ quan công chứng và cơ quan ngoại giao.
Thực tế, các cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính đều yêu cầu cung cấp bản sao có chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc.
Hiện nay, ngoài việc cung cấp bản sao bằng giấy thì người dân có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử.

3. Quy trình và chi phí công chứng giấy tờ tùy thân
Các bạn có thể tham khảo các bước của quy trình công chứng giấy tờ tùy thân sau:
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ: Người yêu cầu công chứng cần mang theo bản gốc và bản sao của giấy tờ tùy thân cần công chứng.
Bước 2: Nộp giấy tờ: Nộp giấy tờ cho cơ quan công chứng để kiểm tra tính hợp pháp của bản gốc và đối chiếu với bản sao.
Bước 3: Xác nhận và đóng dấu: Cơ quan công chứng sẽ xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản gốc, sau đó đóng dấu công chứng lên bản sao.
Bước 4: Nhận lại bản sao công chứng: Người yêu cầu công chứng nhận lại bản sao có công chứng để sử dụng trong các giao dịch, thủ tục cần thiết.

4. Một số lưu ý
Tuy trong Luật công chứng 2014 và Nghị định 23/2015 không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao sau khi được công chứng hoặc chứng thực, nhưng trong thực tế bản sao sau công chứng, chứng thực có thể phân thành 2 loại:
- Bản sao vô thời hạn: Bản sao này được chứng thực từ các tài liệu như bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô và có giá trị vô thời hạn, trừ khi bản chính đã bị thu hồi hoặc hủy bỏ.
- Bản sao có thời hạn: Bản sao này được chứng thực từ các tài liệu có thời hạn xác định, ví dụ như Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng) và CCCD bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn còn hạn sử dụng của bản gốc.

=>> xem thêm: Các loại giấy tờ cần thiết khi đăng ký kinh doanh

Qua bài viết, Pháp Lý Minh Phúc đã giúp bạn tìm hiểu về việc Bản sao có công chứng của các giấy tờ tùy thân có cần thiết hay không? Để biết thêm thông tin và tư vấn miễn phí, toàn diện Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN PHÁP LÝ MINH PHÚC
Hotline: 0985.233.413
Email: phaplyminhphuc@gmail.com
Website: luatminhphuc.vn
Địa chỉ: Số 19, Ngõ 272, Thanh Bình, Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội