Văn phòng đại diện là gì? Quy định về văn phòng đại diện theo Luật Doanh nghiệp

1. Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Quy định về tên văn phòng đại diện

Theo điều khoản của Điều 40 trong Luật Doanh Nghiệp 2020, tên của văn phòng đại diện cần tuân theo những quy định cụ thể để đảm bảo tính pháp lý và dễ dàng nhận diện. Đầu tiên, tên của văn phòng đại diện phải sử dụng các ký tự trong bảng chữ cái tiếng Việt, bao gồm cả các chữ cái F, J, Z, W, các chữ số và các ký hiệu.
Thêm vào đó, tên của văn phòng đại diện cần phải bao gồm cả tên của doanh nghiệp kết hợp với cụm từ “Văn phòng đại diện”. Cuối cùng, tên này phải được trình bày một cách rõ ràng tại trụ sở của văn phòng đại diện và trên mọi giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, và các ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành, với kích thước chữ nhỏ hơn so với tên tiếng Việt của doanh nghiệp.

3. Quy định về con dấu của văn phòng đại diện

Căn cứ theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh Nghiệp 2020 thì dấu của văn phòng đại diện được quy định như sau:
– Dấu của văn phòng đại diện có thể được làm bằng phương pháp truyền thống tại các cơ sở khắc dấu hoặc dưới dạng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của dấu sử dụng cho văn phòng đại diện của mình. Việc quản lý và lưu giữ dấu của văn phòng đại diện phải tuân theo các quy định được nêu trong Điều lệ công ty hoặc theo quy chế do chính doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác trong doanh nghiệp có dấu phát hành.
=> Như vậy, không yêu cầu bắt buộc văn phòng đại diện phải có con dấu, nên việc văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty.

4. Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Căn cứ theo Điều 45 Luật Doanh Nghiệp 2020 thì việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp được quy định như sau:
– Doanh nghiệp được phép thành lập văn phòng đại diện cả trong và ngoài nước, và có thể lập nhiều văn phòng tại một địa phương dựa trên địa giới hành chính. Để thiết lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký hoạt động tại Cơ quan đăng ký kinh doanh tương ứng với vị trí đặt văn phòng.
– Hồ sơ bao gồm thông báo thành lập, bản sao quyết định và biên bản họp về việc lập văn phòng, cùng giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện.
– Cơ quan đăng ký kinh doanh có nghĩa vụ xác minh tính pháp lý của hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung thông qua văn bản. Trong trường hợp từ chối cấp giấy phép, cơ quan sẽ thông báo văn bản và đưa ra lý do rõ ràng.
– Bất kỳ thay đổi nào về nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện cần được doanh nghiệp cập nhật và đăng ký lại trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi xảy ra.

Tóm lại, Văn phòng đại diện là một bộ phận thuộc doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân độc lập và được thành lập để đại diện cho doanh nghiệp tại các địa điểm cụ thể, tuân theo các quy định của Luật Doanh nghiệp. Các quy định này bao gồm tiêu chuẩn về địa điểm, tên gọi, con dấu, v.v., nhằm đảm bảo hoạt động của văn phòng đại diện diễn ra minh bạch, hiệu quả và tuân thủ pháp luật, từ đó hỗ trợ sự phát triển và mở rộng bền vững của doanh nghiệp.

Thông qua bài viết, Pháp Lý Minh Phúc đã chia sẻ cho quý khác những thông tin về quy định của pháp luật đối với văn phòng đại diện. Nếu quý khách có bất kỳ thắc mắc gì vui lòng liên hệ tới Pháp Lý Minh Phúc để được giải đáp thắc mắc một cách miễn phí và toàn diện. Quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN PHÁP LÝ MINH PHÚC
Hotline: 0985.233.413
Email: phaplyminhphuc@gmail.com
Địa chỉ: số 19, ngõ 272, Thanh Bình, Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội
Website: luatminhphuc.vn